Eventication Use Case: Special Olympics

Waarmee worstelde zij?

- Events op +-10 locaties (op dezelfde dag) - Inschrijven van +-3500 vrijwilligers tussen 7u en 8u15 op deze dag is een absolute must voor het vlotte verloop van het event.

- Vroegere edities hadden zijn problemen met verzekeringen en administratie van de vrijwilligers achteraf waarbij er geclaimd werd dat bepaalde personen aanwezig waren en arbeidsongevallen hadden gehad, wat niet controleerbaar was door Operations.

- Moeilijkheden tijdens het event om snel te kunnen schakelen wanneer op bepaalde locaties tekorten ware qua crew.

- Finale meeting de dag voor het event was omslachtig en duurde lang door de vele excels en docs die moesten worden geraadpleegd.

Wat heeft Eventication gedaan voor hen?

- Ons platform gaf Arne en zijn team overzicht over accreditatie, planning, communicatie en stockbeheer op 1 plaats waardoor zij de finale meeting veel makkelijker en efficiënter alles konden controleren.

- Door onze accreditatie module kon Arne vanop hun Centrale 'Welcome Center' alles snel en overzichtelijk controleren waardoor er voor de eerste maal in jaren geen vertraging was tijdens de inschrijvingen tussen 7u en 8u15 (en dit met de helft minder personeel.

- Door een paar aanpassingen van Sam op vlak van IT hadden we een extra feature toegevoegd zodat groepen van vzw's hun leden zelf konden inschrijven ipv dat ieder lid dit apart moest doen.

- Arne kon hun 'Flight team' de dag zelf ook makkelijker inzetten omdat hij zicht had op de planning en crew verdeling over alle locaties.